ソフィア・アーカイブズ規程
ソフィア・アーカイブズ規程
制定 令和２年4月１日
（趣 旨）
第１条 この規程は、ソフィア・アーカイブズ（Sophia Archives)（以下「アーカイブズ」という。）の目的、活動その他運営のために必要な事項を定める。
（設 置）
第２条 学校法人上智学院（以下「本学院」という。）にアーカイブズを置く。
（アーカイブズの目的）
第３条 アーカイブズは、本学院における歴史的価値のある史資料及び記録の保存、公開及び活用を推進し、かつ、本学院の歴史及びイエズス会員を含む関係者の事績に関することを明らかにし、もって本学院の発展に寄与することを目的とする。
（活 動）
第４条 アーカイブズは、前条の目的を達成するため、次の活動を行う。
（１）資料の収集、整理及び保存
（２）調査・研究及びその成果の公開
（３）展示会等の開催
（４）資料の公開及びレファレンスサービス
（５）年史等の編纂その他出版に関する事項
（６）本学院及び設置校の自校史教育に関する事項
（７）その他前条に定める目的の達成に必要な事項
２ 上智大学を除く本学院が設置する学校（以下「各校」という。）の史資料及び記録の保存、公開及び活用は各校で行う。ただし、特段の事情がある場合はこの限りでない。
（構 成）
第５条 アーカイブズは、次の者をもって構成する。
（１）館長
（２）副館長
（３）事務長
（４）事務職員
（館長及び副館長）
第６条 アーカイブズに館長を１人置き、必要に応じて副館長を１人置くことができる。
２ 館長及び副館長は、理事長が任命する。
３ 館長は、アーカイブズの所務を掌理しアーカイブズを代表する。
４ 副館長は、館長を補佐し、館長に事故あるとき又は欠けたときはその職務を代行する。
５ 館長及び副館長の任期は、２年とする。ただし、再任を妨げない。
６ 館長又は副館長が任期満了前に退任した場合は、後任者を選任し、任期は前任者の残任期間とする。
（事務長及び事務職員）
第７条 アーカイブズに事務長及び事務職員を置く。
２ 事務長及び事務職員は、アーカイブズの運営事務業務全般にあたる。
（運営委員会）
第８条 館長の下に、アーカイブズ運営委員会（以下、「運営委員会」という。）を置く。
第９条 運営委員会の委員は次の者とする。
（１）館長
（２）副館長
（３）事務長
（４）カトリック・イエズス会センター長
（５）総務担当理事が指名する者 若干名
（６）各校の長が指名する者 各１名
２ 委員長は館長とする。
３ 副委員長は副館長とする。
４ 委員長は必要と認めた場合、委員以外の者を出席させることができる。
５ 第１項第１号から第４号までの委員の任期は、それぞれの職位の任期による。
６ 第１項第５号及び第６号に掲げる委員の任期は、２年とする。ただし再任は防げない。
７ 委員長は、運営委員会のもとに、ワーキンググループを置くことができる。
（招 集）
第10条 運営委員会は年２回程度、委員長が招集し開催する。
２ 運営委員会は過半数を超える構成員の出席をもって成立し、議事は出席者の過半数で決する。
（意見具申及び審議事項）
第11条 運営委員会は次の事項について審議する。
（１）運営の基本方針に関する事項
（２）予算及び活動計画並びに決算及び年次報告に関する事項
（３）史資料の収集、移管・寄贈等の受入及び整理に関する事項
（４）史資料の活用（教育・研究、展示、出版等）に関する事項
（５）史資料の評価・選別及び提供・公開の可否に関する事項
（６）その他、アーカイブズの運営に関する事項
（年次計画書及び年次報告書）
第12条 館長は、毎年度末に、運営委員会において承認された当該年度の年次報告書及び次年度の活動計画書を総務担当理事に提出する。
２ 総務担当理事は、年次報告書及び次年度活動計画書について、理事長に報告する。
（経 理）
第13条 アーカイブズの経理は、上智学院経理規程の定めるところによる。
（規程の改廃）
第14条 この規程の改廃は、運営委員会の意見を徴し、本学院の定める手続きにより行う。
附 則
１ この規程は2020年（令和２年）４月１日から施行する。
２ この規程は施行後、３年を目途に見直すものとする。